Yhä useammat suunnittelija-sponsorit tulevat ymmärtämään, että kukaan henkilö ei voi hallussaan kaikkia laillisia ja investointeja koskevia asiantuntemuksia hallita 401 (k) -suunnitelman monimutkaisuutta omillaan, mikä miksi monet kääntävät investointikomiteoille apua. Suunnitelman sijoitustoimintojen valvominen joukko päteviä ja asiantuntevia henkilöitä on hyvä strategia, mutta ellei tiettyjä parhaita käytäntöjä noudateta, se ei välttämättä tue paljon suunniteltajaviranomaisen luottamusvelvollisuutta.

Sijoituskomitean tarkoitus

Investointikomitean ensisijainen tarkoitus on todistaa, että suunnitelmaa hallinnoidaan työntekijän eläketurvaa koskevan lain ( ERISA). ERISA tarjoaa hyvin vähän ohjausta suunniteltajille, kun ne määrittelevät menettelyt ja käytännöt vastuunsa toteuttamiseksi. Yleensä jätetään suunnittelemaan sponsoreita tulkitsemaan sääntöjä ja soveltamaan mitä taitoja ja resursseja heidän on varmistettava, että heidän suunnitelmansa ovat täysin vaatimusten mukaisia. Monet suunnittelija-sponsorit ovat perustaneet sijoituskomiteoita sijoitusvalvonnan tarjoamiseen ja jakamaan suunnitelmansa hallinnointiin liittyvät luottamustehtävät. Sijoituskomitean olemassaolo osoittaa sitoumuksen noudattaa virallisia menettelyjä ja käytäntöjä ERISA: n tiukan noudattamisen varmistamiseksi. Parhaiden toimintatapojen avulla voidaan varmistaa, että ERISA: n vaatimukset vastuuvelvollisuudesta, objektiivisuudesta ja asianmukaisesta huolellisuudesta hoitosuunnitelmien hallinnoinnissa saavutetaan.

Sijoittajakomiteoiden parhaiden käytäntöjen noudattaminen

Luo optimaalinen koostumus

Osallistuminen sijoituskomiteaan olisi vapaaehtoista, mutta sen olisi edustava eri intressejä. Jokainen, joka toimii luottamustehtävissä suunnitelman mukaisesti, olisi sisällytettävä. Ylin johtoa edustavat joko talousjohtaja (Chief Financial Officer, CFO) tai toimitusjohtaja (Chief Operating Officer, COO). Yrityksen lakimiehen olisi myös oltava läsnä kokouksissa. Niiden pitäisi olla ainoita komitean pysyviä jäseniä, joilla on äänivaltaa. Muita osallistujia voivat olla työntekijäryhmän edustaja sekä suunnitelmien tarjoajien edustajat, kuten esimies, hallinnoija ja suunnitelma sijoitusneuvoja. Näillä jäsenillä ei ole äänioikeutta, ja heidän jäsenyytensä voidaan rajoittaa kolmen tai neljän vuoden ajaksi. Joka vuosi jäseneksi valitaan puheenjohtaja ja sihteeri, joka vastaa kaikkien keskustelujen ja päätösten dokumentoinnista valiokuntien kokouksissa.

Kirjallisen peruskirjan luominen

Kirjallinen peruskirja muodostaa komitean rakenteen ja vahvistaa odotukset siitä, mitä se aikoo saavuttaa.Valiokunnan jäsenten tarkoituksen ja vastuualueiden määrittelyn lisäksi siinä kuvataan menettelyt suunnitelman arvioinnin tekemiseksi ja päätösten tekemiseksi. Peruskirjaan tulee yksityiskohtaisesti selvittää, miten jäseniä valitaan tai poistetaan, milloin ja miten kokouksia järjestetään, kuinka sijoitusneuvojat ja kolmannen osapuolen toimittajat valitaan ja jotka voivat toimia valtuutettuna edustajana komitean ohjeiden toteuttamiseen.

Sijoitustapoja koskevan julkilausuman luominen

Muodollisella sijoituspolitiikkaa koskevalla lausumalla (IPS) varmistetaan johdonmukaisuus sijoitussuunnitelman hallinnoinnissa. Vaikka IPS: llä ei ole ERISA: n vaatimusta, sillä on yksi käytössään osoitus sitoutumisesta luottamuksellisiin normeihin. IPS: n ei tarvitse olla pitkä tai yksityiskohtainen. Sen tarkoituksena on toimia ohjeena tehdä terveitä päätöksiä suunnitelman sijoitusfilosofian mukaisesti. IPS on myös suunnitelma sijoitusneuvoja, jonka suorituskykyä tarkastellaan suuntaviivojen valossa. IPS: ää olisi tarkasteltava uudelleen jokaisessa kokouksessa keskustelujen ja päätösten tekemiseksi.

Asiakirjan kaikki

Jos sijoituskomitean ensisijainen tarkoitus on osoittaa todisteita siitä, että noudatetaan varovaisia ​​prosesseja ja käytäntöjä sijoituspäätösten tekemiseksi, valiokunnan tärkein tehtävä on dokumentaati kaiken perusteellisesti, mukaan lukien valiokunnan kokouspöytäkirjat, kokouksen osallistuminen, keskustelut, päätökset ja yksityiskohdat siitä, miten päätökset laadittiin. Tiedot on toimitettava kaikille valiokunnan jäsenille tarkistuksen ja hyväksynnän tarkastamiseksi. Se olisi myös asetettava kaikille, joilla on valvontatehtävät, ja toimitettava muille luottamuksellisille tarkastusmateriaaleille.