Epäilemättä olet kuullut yleisen sanan: "Kokous on paikka, jossa otetaan minuuttia, ja tunteja tuhlataan. "Useat, monta tuntia tuhlaavat kokouksia. Itse asiassa, kun heitä pyydettiin nimeämään työpaikan suurin työaika, 24 prosenttia palkkatyöntekijöistä. com raportoi luetellut kokoukset ja neuvottelupuhelut.

Työntekijät eivät vain ajattele, että kokoukset ovat ajanhukkaa. Ilmeisesti he myös ajattelevat, että kokoukset imevät elämää heistä. Tämä saattaa kuulostaa liian dramaattiselta, kunnes tarkastellaan Clarizen / Harris Pollin tuloksia. Kun he kysyivät, mitä he tekisivät mieluummin kuin istuntoon, lähes puolet (46%) vastasi, että he mieluummin tekisivät epämiellyttävän toiminnan, kuten:

• Siirry DMV
• Istu ja katsele maali kuivaksi
• Käytä neljän tunnin työmatkalla työskentelyä
• Juuri juuri
• Hanki hiusten leikkaus mulletin
• Pakkaus ja siirtyminen Etelämantereelle

Lisäksi 60% vastaajista sanoi myös, että he viettävät enemmän aikaa valmistautuakseen kokoukseen kuin he viettävät varsinaisessa kokouksessa: he viettävät keskimäärin 4,6 tuntia viikoittain tilaustilaisuuksia varten ja he viettävät 4,5 tuntia viikossa tilaustilaisuuksissa.

Lisäksi 35% vastaajista pitää statuskokouksia ajanhukkeina ja 60% monitoimityönä kokousten aikana.

Useat työntekijät kokevat, että heistä tulee 24-tuntisia työntekijöitä, ja he eivät pidä ajatuksesta tuhlata aikaa mielettömissä kokouksissa. Joskus kokoukset ovat kuitenkin välttämättömiä, ja kun ne suoritetaan oikein, ne voivat olla tuottavia ja siedettäviä - ellei nautinnollisia. Tässä on kymmenen tapaa, joilla voit pitää tuottavampia kokouksia.

1. Break the Habit

Vain siksi, että olet aina tavannut joka torstai-iltapäivänä, ei tarkoita sitä, että sinun on jatkettava tätä tietä. Joitakin tapoja on rikki, ja jotkin yrityspolitiikat on kirjoitettava uudelleen. Sinun pitäisi kokoontua tietystä syystä, eikä vain siksi, että olet tottunut tekemään niin.

2. Punnitse asetukset

Harkitse muut asetukset ennen kokouksen aikataulua. Viikoittaisten tilaustilaisuuksien sijasta kenties voit tavata joka toinen viikko. Yksityiskohtaisten tilaraporttien pitäisi antaa sinulle riittävästi tietoa, jotta tiedät, mitä tapahtuu kokouksissa ja voit aina noutaa puhelimen soittamaan jollekin, jos sinulla on kysymys. Jos oletkin tavoittelemassa tietojen jakamista, harkitse näiden tietojen lähettämistä sähköpostitse.

3. Ole valikoiva

Älä kutsuta kokouksiin osallistujia "vain siinä tapauksessa. "Jos ei ole selkeää syytä, että tiettyjä ihmisiä osallistuu kokoukseen, älä kutsuta heitä tai pyydä heidän läsnäoloaan. Älä esimerkiksi pakota teknisiä ihmisiä osallistumaan myyntiyri- tykseensi vain siinä tapauksessa, että kohtaat laserosoitinta.

4. Valmistaudu etukäteen

Kokousjärjestelyn luominen pakottaa sinut ajattelemaan kokouksen tarkoitusta ja luomaan peräkkäiset ääriviivat.Muista myös kerätä kaikki tiedot etukäteen. Sinun ei pitäisi koskaan jäädä kokoukseen hakeaksesi unohdetun kohteen jne. Lisäksi varaa huone etukäteen, vahvista varaus ja tarkista huoneesi varmistaaksesi, että kaikki tarvikkeesi (valkotaulu, liitutaulu jne. .) ovat nimettyyn paikkaan.

5. Tietojen levittäminen

Jos kokouksessa käsitellään tiettyä materiaalia, lähetä nämä asiakirjat etukäteen, jotta osallistujilla on aikaa ennen kokousta tarkistaa aineistoa ja muotoilla ideoita. Ihmisten kehottaminen tuomaan kokoukseen kaksi tai kolme kysymystä, kommenttia tai huolenaihetta on yksi parhaista tavoista varmistaa, että kokouksen osanottajat ovat ottaneet aikaa tarkastella keskusteltavaa aihetta.

6. Aloita ja lopeta aika

Kaikki osallistujat ovat pysäyttäneet kiireiset työpäivät osallistumaan kokoukseen. Kunnioitkaa heidän tarpeeksi aikaa aloittaa kokous aikataulussa. Myöhässä olevat osallistujat voivat ilmoittaa kokouksen päättyessä. Pidä silmällä kelloa, jotta voit lopettaa kokouksen ajoissa. Et myöskään tunne, että sinun on täytettävä koko aikaväli. Jos lopetat esityslistan kohteet aikaisin, palkitse osallistujia antamalla heidät palaamaan töihin.

7. Pysy kurssilla

Seuraa esityslistaa, jotta kokous pidetään radalla, koska tämä on avain ajallaan. Älä anna osallistujien ottaa käyttöön etuyhteydettömiä aiheita, joilla on mahdollisuus heikentää kokousta. Varmista myös, että osallistujat pysyvät keskittyneinä. Pyydä, että he pidättäytyvät käyttämästä puhelimia, tabletteja ja kannettavia tietokoneita kokouksen aikana (laitepetottomat kokoukset tunnetaan topless-kokouksena).

8. Ohjauskommentit

Jos kokouksen tarkoituksena on ratkaista ongelmia tai kehittää uusia ideoita, sinun on pyydettävä ryhmästä kertovia mielipiteitä. Älä kuitenkaan anna niiden henkilöiden, joilla on vahvoja persoonallisuuksia, hallitsevat keskustelua. Varmista, että kaikilla on yhtäläinen mahdollisuus lausua mielipiteensä. Älä myöskään toista pisteitä uudestaan ​​ja uudestaan. Taulun tai fläppitaulun kirjoittaminen ongelmista tai päätöksistä voi välttää aikaa vievää, toistuvaa vastausta.

9. Limit PowerPoint

Voit käyttää PowerPointia esittää muutamia kaavioita, kaavioita tai luettelopisteitä, mutta sinulla ei ole PowerPoint-pohjaista kokousta. Toisin sanoen, älä poista kaikkia tietojasi PowerPointiin ja vietä sitten kokous koko lukemalla jokaisen dian.

10. Ole rehellinen

Jos tietty päätös on jo tehty, älä teeskentele, että osallistujat on kutsuttu yhteen, jotta he voisivat esittää mielipiteensä tai päättää toimintatavasta. Mikään ei anna työntekijöille enää tuottavuutta kuin käyttää aikaa ja vaivaa, kun heidän panoksensa ei ole väliä.

Bottom Line

Joskus kokoukset ovat välttämättömiä, mutta monet työntekijät luokittelevat heidät erittäin pahimmista työhön liittyvistä tehtävistä. Pyrkimyksenä on tehdä kokouksista enemmän keskittynyt, asiaankuuluva ja tehokas.