Mikä on "Projektinhallinta"

Projektinhallintaan liittyy yrityksen resurssien suunnittelu ja organisaatio, jotta tietty tehtävä, tapahtuma tai tehtävä siirretään loppuun. Siihen liittyy tyypillisesti kertaluontoinen hanke eikä jatkuva toiminta, ja hallinnoitavissa olevia resursseja ovat henkilöstö, talous, teknologia ja henkinen omaisuus. Projektipäällikkö auttaa määrittelemään hankkeen tavoitteet ja päämäärät ja määrittelee, milloin eri projektiosat on tarkoitus suorittaa ja kuka ne. hän myös luo laadunvalvontatarkastuksia varmistaakseen, että valmiit komponentit täyttävät tietyn standardin.

Projektinhallinta

Yleisesti ottaen projektinhallintaprosessi sisältää seuraavat vaiheet: suunnittelu, käynnistäminen, toteutus, seuranta ja sulkeminen. Eri toimialat ovat myös kehittäneet erikoistuneita projektinhallintamalleja, jotka ovat omia alojensa ainutlaatuisia tarpeita. Mallit tekevät hankesuunnittelusta tehokkaan ja helposti toistettavissa yhdestä toimitustarjouksesta seuraavaan. Esimerkiksi IT-projektinhallinta on erikoistunut helpottamaan teknisten tuotteiden toimitusprosessia, joka kulkee läpi useita elinkaaren vaiheita, mukaan lukien kehittäminen, testaus ja käyttöönotto.

Mitä projektipäällikkö tekee?

Monille ihmisille projektipäällikön nimi ei tarkoita paljon. Se voi tuntua pehmeältä otsikolta istumiseen ja valvontaan. Vaikka valvonta on tärkeä osa työtä, paljon enemmän tulee projektinhallintaan kuin pelkkä katselu.

Projektinhallinta liittyy usein aloihin, kuten suunnittelu ja rakentaminen, ja viime aikoina myös terveydenhuolto ja tietotekniikka (IT), joilla on tyypillisesti monimutkainen joukko komponentteja, jotka on täytettävä ja koottava sarjaan luoda toimiva tuote. Mutta riippumatta siitä, mikä teollisuus on, projektinjohtajalla on yleensä suurin piirtein sama tehtävä.

Projektinjohtajan suunnitelmat: Jokainen projekti tarvitsee alusta loppuun suunnitelman, jossa hahmotellaan, miten asioista pääsee pois maasta, miten ne rakennetaan ja miten ne loppuvat. Esimerkiksi arkkitehtuurissa suunnitelma lähtee ideasta, etenee piirustuksiin ja siirtyy piirustusten laatimiseen, ja tuhannet pienet palaset tulevat yhteen jokaisen askeleen välillä. Arkkitehti on vain yksi henkilö, joka tarjoaa yhden palan palapeliä. Projektipäällikkö kokoaa sen yhteen.

Projektipäällikkö helpottaa: Kun suuri projektiyhteistyö on suuri, viestintä voi nopeasti hajota. Tämä pätee erityisesti silloin, kun osa työstä on ulkoistettu. Jos esimerkiksi haluat aloittaa verkkokauppiaan verkossa olevan yrityksen, sinun täytyy rakentaa verkkosivusto, saada markkinointi yhteen, puhua toimittajista, löytää myyntihenkilöstö ja kuljettaa henkilöitä.Pienyrityksinä, sinulla ei olisi kaikkea sitä kotona, joten voit toimia projektinjohtajana tuomaan kaikki miehistön palat yhteen ja helpottamaan yhteistyötä ja yhteistyötä. (Lisätietoja on kohdassa Agile Project Management toimii .)

Projektipäällikkö PR: Suhdetoiminta on valtava osa liiketoimintaa. Ei riitä vain varmistamaan, että yhtiöllä on suotuisa näkemys kansalaisten silmissä; sisäisen suhdetoiminnan tavoitteena on varmistaa, että yrityksen johtaja ymmärtää, mikä on käynnissä ja jolla on suotuisa näkemys osastosta. Projektin johtaja vastaa siitä, että korkeammat ylläpidetään silmukassa ja tietävät, mitä tapahtuu.

Projektinhallinta sulkee: Jokaisella projektilla on budjetti ja aikakehys. Puhalla kumpaa näistä, ja koko projekti voi kadota. Projektinjohtaja huolehtii siitä, että kaikki liikkuu sujuvasti, ajoissa ja talousarviossa. Tämä tarkoittaa sitä, että aikataulun loppuessa päällikkö voi pitää projektin parissa työskentelevät ryhmät loppuun aikataulussa.

Esimerkki projektipäällikön velvollisuuksista

Sanotaan, että projektipäällikön tehtävänä on johtaa tiimiä ohjelmistotuotteiden kehittämiseen. Hän aloittaa tunnistamalla hankkeen laajuuden. Sitten hän asettaa tehtävät projektiryhmälle; Tämä tiimi voi sisältää kehittäjiä, insinöörejä, teknisiä kirjoittajia ja laadunvarmistusasiantuntijoita. Projektipäällikkö luo aikataulun ja asettaa määräajat. Usein hän käyttää työnkulun visuaalisia esityksiä, kuten Gantt-kaavioita ja PERT-kaavioita, joiden avulla määritetään, mitkä tehtävät on suoritettava. Hän asettaa talousarvion, joka sisältää riittävät varat pitämään projektin budjetissa edes odottamattomien ennakoiden takia. Projektipäällikkö varmistaa myös, että joukkueilla on tarvittavat resurssit ohjelmistotuotteiden rakentamiseen, testaamiseen ja käyttöönottoon.

Kun suuri tietotekniikkayritys, kuten Cisco Systems Inc. hankkii pienempiä yrityksiä, keskeinen osa projektinjohtajan tehtävää on integroida projektiryhmän jäsenet eri taustoista ja tunkeutua ryhmän tavoitteeseen päämäärän saavuttamiseksi. Projektinjohtajilla voi olla jonkin verran teknistä tietotaitoa, mutta myös tärkeä tehtävä on ottaa korkeatasoiset yritysvistit ja tuottaa konkreettisia tuloksia ajalla ja budjetissa.

On selvää, että projektipäälliköllä on oltava ennennäkemättömät organisaatio- ja ajankäytön taidot. Mutta kun huomiota yksityiskohtiin on avainasemassa, hänen on myös pystyttävä visualisoimaan projekti kokonaisuudessaan sen varmistamiseksi, että se kootaan kunnolla. Hyvä projektipäällikkö on vahva johtaja missä tahansa tilanteessa, joka tuntee ihmissuhdetaidot ja ajattelu nopeasti, ja pystyy suunnittelemaan luovia ratkaisuja ongelmiin. . Agile Project Management

Tietokoneohjelmistotekniikka oli yksi ensimmäisistä, joka käytti tiettyä menetelmää, jota kutsutaan ketteräksi projektinhallinnaksi. Agile Manifesto -ohjelman kahdentoista perusperiaatteen pohjalta ketterä projektinhallinta on iteraattinen prosessi, joka keskittyy toimitusten jatkuvaan seurantaan ja parantamiseen.Hyvin laadukkaat toimitukset ovat sen ydin, sillä ne tarjoavat asiakkaiden arvoa, vuorovaikutusta ja mukautuvat nykyisiin liiketoimintaolosuhteisiin. Toisin kuin Waterfall-projektinhallinta, perinteisempi menetelmä, ketterä projektinhallinta ei seuraa vaiheittaista vaiheittaista lähestymistapaa. Sen sijaan projektin vaiheet suoritetaan rinnakkain toistensa kanssa eri organisaation jäsenten kanssa. Tämä lähestymistapa voi löytää ja oikaista kaikki virheet projektissa ilman, että koko menettely aloitetaan uudelleen.

Agile-projektinhallinta tarjoaa enemmän joustavuutta virheiden havaitsemisessa koko projektin vaiheissa, mikä johtaa virheiden johdonmukaiseen vähenemiseen kuin vesiputous, joka voi vain testata virheitä kehitysvaiheiden aikana. Ohjelmistokehityksessä käytetään tyypillisesti ketterä lähestymistapoja, joiden avulla yritykset voivat reagoida ennakoimattomuuteen. Ohjelmistokehityksen elinkaaren (SDLC) sisällä tiimin jäsenet osallistuvat vaatimuksiin, suunnitteluun, kehittämiseen ja testausvaiheisiin. Tärkeintä on, että ketterillä tekniikoilla on säännöllinen yleiskatsaus tehtävän tehokkuudesta, jotta tiimin jäsenet voivat mukauttaa käyttäytymistään ja menettelytapojaan vastaavasti.

Agile Project Management Tools

Agile-projektinhallinta käyttää kapeita kohdennettuja työkaluja.

Scrum-menetelmät

• keskitytään empiirisiin palauteihin, jotka sopivat ohjelmistokehitykseen tyypilliseen monimutkaisuuteen ja arvaamattomuuteen. Päätöksenteko perustuu havaittuihin tuloksiin lyhyiden jaksojen jälkeen. Jokaisen sprintin aikana testattu tuote pidetään aina valmiina laivaan. Kaiken kaikkiaan särky on joukko rooleja, vastuita ja palautetta, joka säilyy yhtenäisenä koko hankkeen ajan. Prosessin ennustettavissa olevien virheiden poistaminen antaa yrityksille mahdollisuuden oppia helposti ja sopeutua tuleviin virheisiin. Tuotteen omistajat, tiimi- ja scrum-mestarit ovat olennainen osa scrumin menestystä. Tuotteen omistaja on vastuussa hankkeen visioinnista, viestinnästä ja rakentamisesta. Tiimi vastaa jokaisen sprintin tavoitteista itsenäisesti. Tuotteen omistajan ja tiimin kanssa työskentelevä scrummaster helpottaa tavoitteiden toteutumista poistamalla mahdolliset esteet. Lean methodology
• keskittyy ensisijaisesti prosessien jatkuvaan parantamiseen jätehuollon avulla. Jätteet ovat kannattavan toiminnan perusta ja muodostuvat vikoista, ylituotannosta, kuljetuksesta, odotuksesta, varastosta, liikkeestä ja käsittelystä. Säilyttämällä jätteet organisaatiot voivat parantaa niiden arvoa ja tehokkaasti tuottaa lisäarvoa asiakkailleen; Viime kädessä asiakasarvosta syntyy prosesseja, joissa ei ole jätettä. Jatkuvilla parannuksilla koko prosessin aikana projektitoimitusten virheet minimoidaan tehokkaasti. Yksilöt, jotka täyttävät tietyt kriteerit, voivat tulla Lean Six Sigma -sertifikaattiin, mikä vahvistaa niiden tietämyksen ja soveltamisen laihalla menetelmällä liiketoimintakäytännöissä. Zara Agile Supply Chain

Ketterän projektinhallinnan sovellukset eivät rajoitu tietotekniikkateollisuuteen.Vaatekauppias Zara on käyttänyt ketterää mallia muuttaakseen itsensä yhdeksi maailman arvokkaimmista ketjuista. Sen sijaan, että luotettaisiin ulkopuoliseen tuotantoon, prosessit kuten suunnittelu, valmistus ja varastointi pysyvät sisäisinä. Suunnittelijat ja tuotepäälliköt vastaavat alkuperäisistä tilauksista ja sesongin vastauksista. Sen sijaan, että keskityttäisiin suureen tuotantoon ennen uuden kauden, Zara valmistaa vaatteita pienissä erissä. Tämän seurauksena yhtiö välttää suuret varastot ja voiton heikentävät markdowns.

Sisäisen agilityn ansiosta yritys voi toimittaa uutta tuotetta kauppoihin jopa 15 päivässä. Keskeisten ketteräperiaatteiden ansiosta Zara voi keskittyä luomaan asiakasarvon, itseorganisoituvia tiimejä ja lyhytaikaisia ​​mutta laadukkaita toimituksia.

Agile Pro & Cons

Agile Project Management voi vähentää virheisiin liittyviä kustannuksia jatkuvalla paranemisella ja muutoksilla suunnittelukaudella. Jatkuvan vuorovaikutuksen kautta lyhyillä väliajoilla voidaan nopeasti havaita virheitä, mikä poistaa tarpeen käynnistää projektit uudelleen. Tämän seurauksena kaikki toistuvat toimet, jotka ovat välttämättömiä, eivät vahingoittaisi organisaatiota niin paljon kuin muutoin olisi. Samoin ketterä menetelmät auttavat varmistamaan, että lopputuotteet vastaisivat tehokkaimmin asiakkaiden tarpeita.

Vaikka ketterillä prosesseilla on valtava nousu, tämä prosessi ei ole sopiva kaikille organisaatioille. Agility riippuu erittäin ammattitaitoisista tiimin jäsenistä, jotka voivat tehdä yhteistyötä mutta toimivat myös itsenäisesti. Joukossa olevat reiät voivat osoittautua kalliiksi ja aikaa vieviksi organisaatioille. Esimerkiksi ketterät menetelmät eivät sovellu rakennusteollisuuteen, koska se ei ole toistuvia toimituksia.