Jos työskentelet freelancerina tai itsenäisenä urakoitsijana, useimmat asiakkaasi saavat pyytää sinua täyttämään IRS-lomakkeen W-9 ja verovelvollisen tunnusnumeron ja sertifikaatin pyynnön. Tämä lomake auttaa yrityksiä hankkimaan keskeisiä tietoja toimittajiltaan valmistellakseen IRS: n tietoja. Yritysten on toimitettava tietolähteet lomakkeella 1099-MISC aina, kun he maksavat freelancerille tai itsenäiselle urakoitsijalle yhteensä 600 dollaria tai enemmän läpi vuoden (ks. The Purpose of 1099 Forms).

Asiakkaasi käyttävät W-9: n tietoja antamalla nimesi, yrityksenne, osoitteen ja veronmaksajien tunnistenumeron (TIN) 1099-MISC: ssä, jonka he tiedostavat sinusta. He lähettävät yhden kopion 1099-MISC: stä IRS: lle ja toiselle kopionne tammikuun lopulla verovuoden päättymisen jälkeen.

Muita olosuhteita, joista saatetaan pyytää W-9: n täyttämistä:

• Tietyt kiinteistötransaktiot
• Asuntolainojen korot
• Vakuuden kohteena olevan omaisuuden hankkiminen tai hylkääminen
• Velan peruminen > Yksittäisen eläkejärjestelyn (IRA) rahoitusosuus

Lisätietoja käyttötarkoituksista - ja kun sinun on kyseenalaista allekirjoittaa yksi - lue W-9-lomakkeen tarkoitus.

Vaiheittaiset ohjeet

Lomake W-9 on yksi helpoimmista IRS-lomakkeista, mutta jos veromuodot hermostuvat, älä huoli. Me kuljemme läpi oikean tavan päättää se.

Vaihe 1:

Kirjoita nimesi verotulojen mukaisesti. Helppo, eikö?

Vaihe 2:

Anna yrityksesi nimi tai "hylätyt kokonaisuus" -nimi, jos se poikkeaa yllä olevasta. Esimerkiksi saatat olla yksityinen yritys, mutta markkinointitarkoituksessa et käytä henkilökohtaista nimeä yrityksesi nimeksi; sen sijaan sinä olet "tekemässä liiketoimintaa" jonkin muun nimen kanssa. Kirjoita tähän nimi tähän. Mitättömän kokonaisuuden osasta, jos et tiedä mitä se on, et todennäköisesti ole yksi. Yleisimpiä laiminlyötyjä yhteisöjä on yksiosainen osakeyhtiö, ja yksityisyritykset ja S-yhtiöt eivät ole koskaan luokiteltu luvattomiksi kokonaisuuksiksi. Vaihe 3:

Millaista liiketoimintayksikköä olet liittovaltion verotusluokitukselle: yksinoikeus, kumppanuus, C-yhteisö, S-yhteisö, luottamus / omaisuus, osakeyhtiö tai "muu"? Tarkista sopiva ruutu. Jos et ole varma, olet luultavasti oma yritys, koska sinun olisi pitänyt tehdä paljon papereita, jotta hänestä voisi tulla yksi muista yhteisöistä. Vaihe 4:

Vapautukset. Oletetaan, että jätät nämä laatikot tyhjäksi. Tässä on muutamia poikkeuksia: 1. Maksut, jotka on vapautettu varmuuskopioista, kuten yritykset (useimmissa tapauksissa), saattavat joutua kirjoittamaan koodin "Vapautettu maksunsaajakoodi" -ruutuun. Lomakkeen W-9 ohjeissa luetellaan vapautetut maksunsaajat ja niiden koodit ja millaisia ​​maksutyyppejä nämä koodit olisi käytettävä.Esimerkiksi W-9: n täyttävät yritykset koron tai osingonmaksujen vastaanottamiseksi antaisivat koodin "5. ”

2. Ulkopuolisten tilien verotusta koskevan lain (FATCA) mukaisen raportoinnin ulkopuolelle tulevat maksut saattavat joutua kirjoittamaan koodin "Vapautus FATCA-raportointikoodista" -ruutuun. Kumpikaan näistä laatikoista ei koske tyypillistä itsenäistä urakoitsijaa tai freelanceria.

Vaihe 5:

Anna kadunnuksesi, kaupunki, tila ja postinumero. Entä jos kotiosoite on erilainen kuin yrityksesi osoite? Mihin osoitteeseen haluat ilmoittaa lomakkeessa W-9? Käytä osoitetta, jota käytät veroilmoituksessasi. Jos esimerkiksi olet yksityinen haltija, joka vuokraa toimistotilaa, mutta tallentaa veroilmoituksesi kotiosoitteellasi, kirjoita kotiosoitteesi lomakkeeseen W-9, jotta IRS: llä ei ole ongelmia 1099: n ja 1040-lomakkeen . Vaihe 6:

Tässä valinnaisessa vaiheessa voit antaa pyynnön esittäjän nimen ja osoitteen. Sinun kannattaa täyttää tämä ruutu, jotta voit tallentaa siitä, ken olet antanut verotunnisteen numeron. Vaihe 7:

IRS kutsuu tämän osion I osaan, joten sinun täytyy miettiä, mitä kaikki juuri suorittamasi vaiheet olivat. Täällä sinun on annettava yrityksesi verotunniste, joka joko on henkilökohtainen sosiaaliturvatunnus (SSN), jos olet oma yritys tai työnantajan tunnus (EIN), jos olet toinen liiketoiminnan tyyppi. Joillakin yksityisillä yrityksillä on myös EIN: t, mutta IRS haluaa, että yksittäiset omistajat käyttävät SSN: ää lomakkeella W-9. Jälleen näin tehden helpommin vastaavan 1099-kertaiset verotulosi, jonka sait tiedostosi SSN: n alle. Mitä jos yrityksesi on uusi eikä sillä ole EIN: tä? Voit silti täyttää lomakkeen W-9. IRS sanoo, että sinun tulee hakea numeroasi ja kirjoittaa "haettua" TINin tilaan. Haluat saada tämän numeron mahdollisimman nopeasti, koska ennen kuin teet, sinut kohdistetaan varmuuskopiointiin. Voit hakea EIN-verkkopalvelua verkossa IRS-sivustolla. Katso alla olevan vaiheen 8 osan II ohjeet lisää varmuuskopioinnin epäonnistumisesta.

Vaihe 8:

Osassa II sinun on vannotettava, että et ole valehtelija, joka on ennen kuin voit kirjautua lomakkeeseen W-9. Tarkoituksellisesti makaamassa verolomakkeessa voi tarkoittaa, että sinun on maksettava sakko tai mennä vankilaan; IRS ei sekoita. Ennen allekirjoittautumislomaketta W-9, tässä ovat lausumat, jotka sinun on todistettava olevan totta, väärässä rangaistuksessa: 1. Tässä lomakkeessa näkyvä numero on oikea veronmaksajien tunnistenumero (tai odotan numeron myöntämistä minulle).

Jos aiot ajatella "lainatun," varastetun tai sovitun verotunnisteen käyttämistä, ehkä ajattelet kahdesti ennen valehtelevan.

2. Minulla ei ole varmuuskopiointia, koska: (a) minulle ei ole varattu takuupäästöjä; tai (b) minulle ei ole ilmoitettu sisäisestä tuloverosta (IRS), että minulle varataan takavarikointi pidätyksestä, koska ilmoittaa kaikista koroista tai osingoista, tai (c) IRS on ilmoittanut minulle, että minulla ei enää ole varojen pidättämistä.

Useimmat veronmaksajat ovat vapautettuja varmuuskopioista. Jos sinulla ei ole aavistustakaan siitä, mistä IRS puhuu täällä, olet luultavasti vapautettu. Jos et ole vapautettu verosta, IRS on ilmoittanut sinulle, ja maksamasi yhtiö tarvitsee tietää, koska se on velvollinen pidättämään tulonsa maksamasta maksetusta kiinteästä 28 prosentista ja lähettämään sen IRS: lle. (Muista syystä, tiedät vielä toisen hyvän syyn olla huijata verotulojasi: saatat joutua kertomaan asiasta tulevaisuudessa asiakkaalle, ja se voi tehdä yrityksestä kaksi kertaa enemmän mieltäsi sinusta.) Kohde (c) pohjimmiltaan sanoo, että jos olisit jollei varmuuskopio, mutta ei ole enää, ei kukaan tarvitse tietää. Se on periaatteessa sama kuin kohta (a). Napsauttamalla tätä voit lukea IRS: n tiedot varmuuskopioinnin lähdeverosta.

3. Olen USA: n kansalainen tai muu U.S. henkilö.

Jos olet asuva ulkomaalainen, olet selvä. IRS katsoo myös seuraavaa: "U. S. person ": kumppanuus, yhtiö, yritys tai yhdistys, joka on perustettu tai järjestetty Yhdysvalloissa tai Yhdysvaltojen lainsäädännön mukaisesti; kotimainen kiinteistö; ja kotimaisen luottamuksen. Jos yrityksesi on kumppani, jolla on ulkomaalainen kumppani, sovelletaan erityisiä sääntöjä; lue ne ohjeistuksesta muodostamaan W-9. Jos et ole U.S.-kansalainen, sinun on ehkä täytettävä lomake W-8 tai lomake 8233.

4. Tälle lomakkeelle (jos on) merkitty FATCA-koodi (t), jotka osoittavat, että olen vapautettu FATCA-raportoinnista, on oikea.

Luultavasti sinun ei tarvitse huolehtia tästä, joka liittyy ulkomaisen veroviraston sääntöjen noudattamiseen.

Muuta muuta kuin ennen kirjautumista

Lomake kertoo, että ylität kohdan 2 yläpuolella, jos IRS on ilmoittanut, että sinulla on tällä hetkellä varmuuskopiointi, koska et ole ilmoittanut kaikista koroista ja osingoista veroilmoituksesi.

Voit ylittää kohteen 2, jos täytät W-9: n kiinteistökaupan yhteydessä. Kohtaan 2 ei sovelleta tässä tapauksessa, joten sillä ei ole merkitystä, jos olet varannut varausta.

Jos luet oikein W-9-ohjeet huolellisesti, näyttää siltä, ​​että useimmat ihmiset eivät ole velvollisia allekirjoittamaan tätä lomaketta lainkaan. Sinun on yleensä allekirjoitettava se vain, jos IRS on ilmoittanut sinulle, että olet antanut väärän TIN-tunnuksen. Tekniset varusteet syrjäyttävät kuitenkin sen, joka pyysi sinua täyttämään W-9: n, luultavasti pitää sen epätäydellisenä tai kelvottomana, jos et ole allekirjoittanut sitä ja onnea yrittää vakuuttaa heidät muulla tavalla.

Lomakkeen palauttaminen

Palauta valmistunut W-9 yritykselle, joka pyysi sinua täyttämään sen. Ihannetapauksessa annat sen henkilökohtaisesti rajoittamaan altistumista henkilöllisyyden varastamiselle, mutta tämä menetelmä ei usein ole käytännöllinen. Postia pidetään suhteellisen turvallisena. Jos sinun on lähetettävä lomake lomakkeeseen, sinun on salattava sekä asiakirja ja sähköposti että kolminkertainen tarkistus, että sinulla on vastaanottajan oikea sähköpostiosoite ennen viestin lähettämistä.

Bottom Line

W-9: n tarkat tiedot auttavat varmistamaan, että maksut, jotka saat tai muut tapahtumat, jotka edellyttävät tätä lomaketta, raportoidaan asianmukaisesti IRS: lle.Jos et ole varma tietyistä asioista, kuten yrityksesi asianmukaisesta luokituksesta, tarkista tilivastaava tai muu taloudellinen neuvonantaja.