a:

Vähäisiin liiketoimiin erikoistuneen pienyrityksen hyväkuntoinen yritysomistaja voi käyttää Excela kirjanpidon ohjelmiston korvaamisena. Excelillä on kaikki tarvittavat työkalut yleisen kirjanpidon luomiseen ja ylläpitoon, mutta se edellyttää huolellista käyttäjää ja perustietojen kirjanpitoa. Entrepreneur-lehden mukaan, Excelin monipuolisten toimintojen ansiosta se on yksi suurimmista kilpailijoista monissa yrityssovellusohjelmissa. Jos yrittäjät ovat epävarmoja, jos he investoivat kirjanpito-ohjelmistoihin, Excel voi olla hyvä tapa aloittaa kirjanpitokirjanpito, kunnes kirjanpito-ohjelmisto on ostettu.

Yksinkertaisen tietueen tallentamisen pitäisi sisältää ensin sarakkeet tapahtumapäivämäärään, tapahtuman kuvaukseen ja viitenumeroon, kuten laskuun tai tarkistusnumeroihin. Seuraavissa sarakkeissa on luettelo kaikista vuoden aikana käytetyistä tileistä. Huolellinen ajattelu tulee mennä tilien valintaan, koska on vaikea palata ja tehdä muutoksia myöhemmin. Vasemmalta oikealle ensimmäisten tilien pitäisi olla tuloslaskelmatietoja, jotka alkavat tuloista ja kulut loppuvat. Seuraavaksi tulee omaisuusrahasto, sitten velkasitot ja lopuksi kaikki pääomatilit.

Yleiskirjanpitäjä käyttää kaksinkertaisen kirjanpidon kirjanpidossa kaikkien yhtiön liiketoimien seurannasta, ja on tärkeää ymmärtää tämä käsite ennen Excelin käytön aloittamista pääkirjaksi.

Jos tämä on uusi yritys, ensimmäinen liiketoimi on todennäköisesti yhtiön sijoittama pääoma. Esimerkiksi Jane päättää avata konepajan. Hän on säästellyt 750 000 dollaria aloittaakseen liiketoiminnan ja avaa liiketoiminnan sekkitilin rahastojen kanssa.

Kaksinkertaisen kirjanpidon käsitteiden avulla Jane tietää, että tämä liiketoimi lisää yhtiön käteistiliä, veloituslaskua, ja sitä kompensoidaan omistajan pääomaosuus, luotonotto. Tässä Excel-järjestelmässä kaikki veloitusmerkinnät on kirjattava positiivisina arvoina, ja kaikki luottotiedot tulee kirjata negatiivisin arvoin.

Jane syöttää tapahtumapäivän ja kuvauksen, kuten "Pääomasijoitus", laskentataulukon ensimmäiseen riviin. Sen jälkeen hän laatii positiivisen 750 000 dollarin merkinnän laskentataulukon "Cash" -tilin sarakkeeseen ja negatiivisen $ 750 000 merkinnän laskentataulukon Omistusosuus-tilin sarakkeeseen. Tarkistuksena Jane käyttää Sum-kaavaa varmistaakseen, että jokaisen rivin kaikki merkinnät ovat $ 0.

Jane jatkaa rivin lisäämistä jokaiselle tapahtumalle. Jos Jane ostaa laitteita yrityksen käteisvaroihin, hän syöttää tapahtuman, jossa hän näyttää veloituksen tai positiivisen tulon "Laitteet" -tilin sarakkeeseen ja luotto- tai negatiivisen merkinnän "Käteis-tili" -sarakkeeseen.Jos hän myy koneistuspalveluja asiakkaalle, hän kirjaa hyvityksen "Revenue" -tiliin ja veloittaa osuustilille.

Jokaisen tilin sarakkeen summa summataan laskentataulukon alareunassa. Kaikki tulotilien summa voidaan yhdistää yhteen nykyisen nettotulon laskemiseksi. Muut sarakkeet voidaan summata tarpeen mukaan laskettaessa esimerkiksi kokonaisvarat, kokonaisvelat ja kokonaisomaisuus.