Rahoitusneuvontayritysten on tehostettava peliäsa uudempien viestintäympäristöjen, kuten sosiaalisen median ja pikaviestinnän, valvonnassa sovitteluratkaisujen tarjoajan Smarsh-ohjelmien avulla. 2016 Sähköisen viestinnän vaatimustenmukaisuustutkimuksen raportti korostaa vaatimusten noudattamista ja mitä yritysten on tehtävä.

Keskeiset havainnot

Seuraavassa on muutamia keskeisiä havaintoja raportista. (Lisätietoja: Rahoituksen neuvonantajien päänsärky .

• Se on tärkeämpää kuin koskaan valvoa noudattamista, mutta työ on myös haastavaa. Velvoitteiden täyttämiseksi sääntöjen noudattamisesta vastaavat ryhmät ovat saamassa pöydälle henkilöresursseja, tietotekniikkaa ja markkinointihenkilöstöä.
• On enemmän tapoja kommunikoida kuin koskaan. Sosiaalinen media, tekstiviestit ja pikaviestit tarjoavat kukin kanavia, jotka laajentavat noudattamisympäristöä. Jos valvonnassa on puutteita, yrityksille voidaan altistua noudattamisriskeille.
• Vaatimustenmukaisuusosastot ovat huolissaan siitä, että heidän viestintänsä valvontatapahtumat eivät ole pysyneet ennallaan, että nykyiset lähestymistavat eivät tunnista riskejä organisaatioissa ja että he eivät pysty tehokkaasti keskittymään resursseihin aloille, jotka aiheuttavat suurimmat riskit yritykselle. Viestin tarkastelu on erityisen huolestuttava alue.

Sähköisen viestinnän säilyttämistä ja valvontaa tarkasteleva Smarsh-tutkimus on kuudennella vuodella. Vaikka jotkin huolenaiheet ovat johdonmukaisia ​​vuosi vuodelta, kuten lisääntynyt sääntelyn valvonta ja uusien viestintäkanavien sopeuttamisen haaste, uudet suuntaukset tuovat uusia haasteita. "Politiikan, täytäntöönpanon ja säilyttämisen puutteet pysyvät korkeina, jättäen yritykset alttiiksi havaitsemattomille petoksille, virheille ja sääntöjen täytäntöönpanon seuraamuksille", Smarsh väittää.

Ja nämä rangaistukset ovat kasvussa. Smarsh sanoi, että rahoitusalan sääntelyviranomaisten sähköisiin viestintätapauksiin liittyvät sakot ovat yli kaksinkertaistuneet vuosien 2008 ja 2015 välillä, jolloin ne olivat 6 dollaria. 2 miljoonaa. Tutkimuksessa todettiin, että viisi tärkeintä sähköisen viestinnän noudattamiseen liittyvää ongelmaa olivat sääntelyviranomaisten valvonnan lisääntyminen, työntekijöiden yksityisyyden tasapaino valvontavastuita vastaan, uusien viestintäkanavien syntyminen, sähköisten viestintäjärjestelmien aiheuttamat tietoverkkoturvauhoitukset ja riittämätön henkilöresurssi vaatimustenmukaisuuden valvonnan tarpeet. (Katso lisää: FINRA Track on Records Record of Year .)

Lisäksi näitä resursseja ei rasita vain noudattamistoimintoja. Smarshin mukaan 65% vastaajista sanoi, että yhteensovitustoiminnot vastaavat sähköisten löytöhakemusten tai muiden liiketoiminnallisten tarpeiden käsittelystä.Alle 10% vastaajista ilmoitti odottaneen voimavarojen huomattavan kasvun seuraavien 12 kuukauden aikana. Yli neljänneksen mukaan riittämättömät budjetit olivat suurin huolenaihe, ja 38 prosenttia sanoi, että henkilöresurssien puute oli huolta, jopa 30 prosenttia viime vuonna.

Compatability Perimeter

Smarsh sanoo tärkeimpänä huolenaiheena vaatimustenmukaisuuden kehyksen laajentamisen - sellaisten elektronisten kanavien ja laitteiden joukon, joita organisaatio käyttää, jotka edellyttävät hallintotapoja, säilyttämistä ja valvontaa. Mutta mikä määrittää, onko sanoma liiketoiminnan tietue, on sen sisältö, joten vaatimustenmukaisuuden henkilökunnan on valvottava monenlaista viestintää, jopa henkilökohtaisten laitteiden tai sosiaalisen median tilejä. Tällä alalla on edistytty jonkin verran, Smarch toteaa. Verkko-konferensseja hallinnoivien yritysten määrä kasvoi 61 prosenttiin vuonna 2016, mikä on 50 prosenttia vuonna 2015. Mutta "nämä aukot eivät sulkeudu", tutkimus päättyy. Uusien viestintäkanavien arkistointi- tai valvontajärjestelmien osuus on pysynyt muuttumattomana ja joissakin tapauksissa pudonnut vuosina 2014-2016.

Riskilähteet

Neljäkymmentä kahdeksan prosenttia vastaajista sanoi, että sosiaalinen media oli paras kanava havaitun vaatimustenmukaisuuden riski. Silloinkin, kun sosiaalinen media on kielletty, huomattava osa vastaajista sanoi, että heillä olisi minimaalinen luottamus siihen, että he voisivat osoittaa kiellon toimivan. Yritykset, jotka sallivat mutta eivät arkistoi sosiaalista mediaa, eivät välttämättä täytä velvoitteita, Smarsh varoittaa.

Bottom Line

Securities and Exchange Commissionin säännöt, joiden tarkoituksena on suojata sijoittajia, on velvoitettava arkistoimaan sähköisen liiketoiminnan viestinnän muissa kuin uudelleenkirjoitettavissa ja irtisanomattomissa (WORM) formaateissa vähintään kolme vuotta, joka perustuu kirjeenvaihtoon ja sisäiseen viestintään. Mutta kun otetaan huomioon viestimäärän ja uusien kanavien eksponentiaalinen lisääntyminen, pidättäminen ja valvonta ovat välttämättömiä. "Selkeästi sanottuna valvonta on rikki", toimitusjohtaja Stephen Smarsh sanoi. (Lisätietoja: SEC tallentaa tietueiden määrän rajoja pysyäkseen tasalaatuisina .)