Kun palkitset uuden työntekijän, sinun on varmistettava, että henkilö on oikeutettu työskentelemään Yhdysvalloissa. Kun olet antanut työpaikkatarjouksen (mutta ei ennen), uuden työntekijän on osoitettava kelpoisuus työskennellä U.:ssä täyttämällä lomake I-9, Työntekijän kelpoisuustodistus. Työnantajana on sinun vastuullasi, että työntekijä ja sinä täyttävät tämän lomakkeen U.S. kansalaisuus- ja maahanmuuttopalveluista. Säilytä lomake muilla työsuhteilla; älä tallenna sitä hallituksen kanssa.

(Lisätietoja työnantajan velvollisuuksista palkkaamisen aikana on 8 Asiat, joita työnantajat eivät saa kysyä.)

Mikä on lomake?

I-9 lomake on suunniteltu hankkimaan tietoja uusista työntekijöistä, jotka osoittavat, että he ovat oikeutettuja työskentelemään laillisesti U: ssa. Työntekijä ei ole vapautettu lomakkeen täyttämisestä. Siinä on kolme osaa:

I osa

Työntekijälle tunnistamisen

Tämän lomakkeen osa täyttää työntekijä. Se sisältää tietoja, kuten työntekijän koko nimi, osoite, syntymäaika, sosiaaliturvatunnus (jos sellainen on), sähköpostiosoite ja puhelinnumero (sähköpostiosoite ja puhelinnumero ovat valinnaisia).

Tätä osaa käytetään myös todistamiseen - väärällä rangaistuksella - että henkilö on oikeutettu työskentelemään Yhdysvalloissa, koska hän on:

• Kansalainen
• Yhdysvaltain ulkomailla asuva kansalainen
• Laillisesti pysyvä asuinpaikka
• Ulkomaalainen, jolla on lupa työskennellä Yhdysvalloissa Työntekijän on annettava luvan voimassaoloaika, jos sovelletaan.

Työntekijä, joka on ulkomaalainen ja jolla on oikeus työskennellä, tulee kirjoittaa ulkomaalaisen rekisterinumero ("A-numero", joka on ainutlaatuinen 7-, 8- tai 9-numeroinen numero ulkomaalaiselle) tai lomake I-94 sisäänpääsynumero.

Työntekijän tulee allekirjoittaa lomake ja päivämäärä. Väärät lausunnot voivat johtaa sakkoihin ja / tai vankeuteen.

Jotkut työntekijät saattavat tarvita apua lomakkeen täyttämiseen. Jos työntekijä on alaikäinen tai vammautunut tai tarvitsee käännöstä, lomakkeen täyttämiseen avustavan henkilön (valmistajan ja / tai kääntäjän) on myös kirjattava hänen nimensä ja osoitteensa ja allekirjoitettava lomake (myös rangaistuksen mukaan) .

Osa II

Työnantajalle Työntekijän asiakirjojen tarkistaminen

Lomakkeen tämä osa täyttää työnantaja. Siinä kuvataan asiakirjat, jotka työnantaja on tarkistanut, jotta varmistetaan työllisyyden tukikelpoisuus. Työnantajan on toteutettava tämä toimenpide kolmessa päivässä ensimmäisen työpäivän jälkeen. Työnantaja voi, mutta ei ole velvollinen, valokopioida esitetyt asiakirjat.

Käytettävissä olevia asiakirjoja on kolme. Käytettyjen asiakirjojen tyyppi määrää osan II osa, jonka työnantajan on täytettävä.

Luettelo A. Tämän luettelon asiakirjoissa on sekä työntekijän henkilöllisyys- ja työvaltuutus. Työntekijän on esitettävä vain yksi seuraavista lomakkeista asiakirjan vaatimuksen täyttämiseksi:

• U. S-passi (tai Yhdysvaltain passikoodi)
• Pysyvä asukortti ("vihreä kortti") tai ulkomaalainen rekisteröintikortti (teknisesti vihreä kortti on lomake I-551)
• Ulkopuolinen passi,
• Työlupa-asiakirja, joka sisältää valokuvan (lomake I-766)
• Muulle kuin maahanmuuttajalle ulkomaalaiselle, joka on oikeutettu työskentelemään: ulkomaisen passin ja lomakkeen I-94 (tai 94A) ja ulkomaalaisen muut kuin maahanmuuttajatiedotuksen vahvistamisesta ei ole päättynyt
• Passi Yhdysvaltain Mikronesian liittovaltion, Marshallinsaaret

Luettelo B. Tämän luettelon asiakirjoista ilmenee työntekijän henkilöllisyys. Jos työntekijällä ei ole luetteloa A, hänellä on oltava yksi luetteloasiakirjasta B plus yksi luetteloasiakirjasta C (alla).

• Valtion myöntämä ajokortti tai henkilökortti (jos sillä on valokuvatieto ja muut henkilökohtaiset tiedot)
• Koululupa ja valokuva
• Äänestäjän rekisterikortti
• U. S. sotilaskortti tai tietue
• sotilasvastuunainen henkilökortti
• U. Kanadan valtion viranomaisen antama kuljettajakortti
• Alle 18-vuotiaille (alle 18-vuotiaille), jotka eivät pysty tuottamaan jotain B-luettelossa olevista asiakirjoista, vaihtoehtoisia asiakirjoja, jotka ovat työntekijän henkilöllisyyden osoittamiseen tyydyttävät henkilöt sisältävät koulun rekisterin tai raporttikortin; asiakas, lääkäri tai sairaalahistoria; tai päiväkodissa tai lastentarhassa.
• Luettelo C.

Tässä asiakirjassa määritetään työntekijän lupa työskennellä Yhdysvalloissa. Jälleen, jos työntekijä ei pysty tuottamaan A-luettelosta peräisin olevaa asiakirjaa, hänen on tuotettava luettelosta B

ja yksi C-luettelosta. Sosiaaliturvan tilinumerokortti (paitsi jos kortti sanoo: Valtiovarainministeriön myöntämä ulkomaalausertifikaatti (lomake FS-545)

• Syntymäraportti, jonka myöntää valtuutus Valtiosihteeri (lomake DS-1350)
• Alkuperäisen tai oikeaksi todistetun jäljennös yhdysvaltalaisen valtion, maakunnan, kuntien tai alueen myöntämästä syntymätodistuksesta
• Amerikan intiaaniasiakirja
• U. (Kansallinen henkilötodistus) (lomake I-197)
• Asuinmaan kansalaisen henkilöllisyystodistus Yhdysvalloissa (lomake I-179)
• työnantajan on todistettava, että he ovat tarkistaneet tarvittavat asiakirjat, uskovat, että he ovat aitoja ja uskovat parhaan tietonsa mukaisesti, että työntekijällä on lupa työskennellä Yhdysvalloissa. työnantajan on otettava huomioon työntekijän ensimmäinen työpäivä sekä muut työnantajan tiedot (yrityksen nimi, lomakkeen allekirjoittajan nimi ja yrityksen osoite).
• III osa
• Työnantajalle, kun palkkaaminen

Lomakkeen tämä osa täyttää myös vain työnantaja, mutta sitä käytetään vain silloin, kun työntekijä on palkannut uudelleen. Jos työntekijä palautetaan kolmen vuoden kuluessa alkuperäisestä I-9-päivästä, työnantaja voi päättää täyttää tämän osan tai uuden I-9.

Jos on tarpeen suorittaa tämä osa, työnantaja vain mainitsee työntekijän nimen (tai uuden nimen jos työntekijä on muuttanut nimen) ja päivämäärän. Jos edellinen työsuhteen lupa umpeutuu, mutta sitä on jatkettu, kirjoita tällaista lupaa (asiakirjan nimi, numero ja uusi työsuhteen päättymispäivä) tiedot. Kuten muidenkin osien osalta, työntekijän on allekirjoitettava lyömätön rangaistus, jonka mukaan hän katsoo, että esitetty asiakirja on aito ja että työntekijällä on oikeus työskennellä Yhdysvalloissa.

Bottom Line

Työnantajan on säilytettävä I-9-palkkio kolmen vuoden kuluttua palkanmaksupäivästä tai vuoden kuluttua päivästä, jona työsuhde päättyy. Ajoittain liittovaltion hallitus voi tutkia työllistämistietojasi. Jos et luota I-9-sarjoja, voit joutua siviili- ja / tai rikosoikeudellisiin seuraamuksiin. Lisätietoja I-9: stä "Käsikirja työnantajille: Ohjeet lomakkeen I-9 täyttämiseksi". Jos sinulla on lisäkysymyksiä I-9: stä, voit ottaa yhteyttä työoikeusasianajajaan.

(Yritysten omistajat saattavat myös olla kiinnostuneita

Täytä 1099 lomaketta

ja

Täytä lomake 4562, vaihe vaiheelta.)