On olemassa monia hyviä syitä laatia kattava työntekijöiden käsikirja. Ensinnäkin on olemassa oikeudellinen näkökohta, jossa se tarjoaa tietyn suojan siinä tapauksessa, että jokin menee pieleen. Toiseksi se on helppo tapa varmistaa tiettyjen työlainsäädännön ja -sääntöjen noudattaminen. Lopuksi se auttaa ohjaamaan työntekijöitä kohti oikeaa käyttäytymistä ja antaa heille viitekehyksen, kun et ole läsnä.

1. Oikeusturva

Ehkä ilmeisin on oikeudellinen näkökulma, jossa selkeät ohjeet voivat auttaa suojaamaan yritystäsi riita-asioilta, jos työntekijä rikkoo ohjeita. Antamalla yksityiskohtainen luettelo asioista, joita työntekijät eivät saisi tehdä, tulee tuomioistuimelle ilmeiseksi, että työntekijä ei toiminut yrityksen puolesta, kun hän nimenomaisesti rikkoi sääntöjä ja aiheutti vahinkoa asiakkaalle. Sitä vastoin, jos suuntaviivat ovat epämääräisiä - tai pahempaa, vain suullisesti - yrityksestä tulee paljon vaikeampaa todistaa syyttömyytensä.

Jos työntekijä vahingoittaa itseään työpaikalla, on yhtä tärkeää pystyä osoittamaan, että hänellä oli dokumentoitu ja turvallinen menettely, jonka työntekijä on jättänyt huomiotta.

On myös tärkeää täsmentää työntekijöiden välistä asianmukaista käyttäytymistä epävarmoissa termeissä, mikä tekee selväksi, että yrityksellä on nollatoleranssi epäasianmukaisesta käyttäytymisestä. Tämä voi olla erityisen tärkeä häirintäkanteiden tapauksessa silloin, kun kantaja voi vetää yrityksesi sotkuun väittämällä, että et ole tehnyt tarpeeksi sen estämiseksi.

2. Työlainsäädännön noudattaminen

Liittovaltion ja valtion työlainsäädäntöä edellytetään, että tiettyjä tietoja annetaan kirjallisesti työntekijöille. Sääntöjen noudattamatta jättäminen saattaa johtaa sakkojen, rangaistusten ja oikeusjuttujen tekemiseen työntekijöistä, jotka katsovat olevansa vääryyttä.

Työntekijän käsikirjassa on aina oltava yrityksen lomapolitiikka, kuten perhelääketieteellinen loma. Yrityksesi koosta riippuen voi olla liittovaltion ja osavaltioiden lakeja, jotka antavat tiettynä määränä maksamattomia vapaapäiviä vakavalle sairaudelle, huolta sairaasta perheenjäsenestä tai lapsen syntymästä. Liittovaltion laki on enintään 12 viikkoa 12 kuukauden jaksossa, mutta valtion lait vaihtelevat.

Työntekijöiden korvaus on toinen pakollinen sisällyttäminen käsikirjaan. Vaikka liittovaltion vaatimusta ei ole sisällytettävä työntekijöiden käsikirjaan, useat valtiot vaativat työntekijöiden toimittamista näistä tiedoista kirjallisesti. Samoin työntekijöille on annettava kirjallisia tietoja yrityksen syrjinnän vastaisesta politiikasta.

On myös järkevää tarkistaa paikalliset ja valtiolliset lait, mitä tietoja sinun on annettava kirjallisesti työntekijöilleen etuja, sotilaslomaa, vammaisten työntekijöiden oikeuksia, imetystä, rikoksen uhreja koskevaa politiikkaa ja tuomioistuinkäsittelyjä sekä tuomarikoulutusta.

3. Työntekijän käyttäytyminen

Käsikirja voi toimia positiivisena tapana ohjata työntekijöitänne haluttuun käyttäytymiseen. Selittäen yrityksen perusarvoja ja painopisteitä työntekijöillesi on puitteet käsittelemään odottamattomia tilanteita ja asiakkaita. Pienessä yrityksessä on myös aikoja, jolloin et voi tehdä paikalla tehtäviä päätöksiä.

Työntekijäkäsikirjan pitäisi auttaa työntekijöitsi ymmärtämään yrityksen rakennetta, kuten ylitöiden palkan laskemista, mitä veroja pidätetään, työaikatauluja, tehokkuusarviointiprosessia sekä bonus- tai voitonjakojärjestelmiä.

Nykypäivän langattomassa maailmassa on myös järkevää sisällyttää osio digitaalisesta käyttäytymisestä. Tämä voi sisältää kaiken sähköpostin etiketistä ja yhtenäisistä allekirjoituksista salasanapalveluun ja käytännöllisestä käytöstä ulkoisten medioiden, kuten muistitikkujen, kanssa yrityksen laitteissa. Ole erityisen varovainen, jos työntekijöillesi on pääsy minkäänlaiseen asiakastietojärjestelmään, jotta henkilötietojen virheellinen käsittely ei onnistu.

Sisällytä mediasuhteisiin liittyvät asiat. Yleisöllä puhuttua työntekijää pidetään yleisesti puhuttavana yrityksenä, minkä vuoksi työntekijäkäsikirjan tulisi antaa selkeät ohjeet tiedotusvälineiden kyselyihin.