Sarbanes Oxley Actin (SOX) mukaan yritysten on pidettävä kaikki asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yrityksen politiikasta tai suorituskyvystä. Kaikki tilintarkastusprosessiin liittyvät asiakirjat, jotka sisältävät tietoa yrityksestä, jota voidaan edustaa sanalla tai numerolla, pidetään asiakirjana, joka on säilytettävä auditointitarkoituksessa. Korostaaksemme tätä kohtaa lain 802 § korostaa, että asiakirjan säilyttämissääntöjä sovelletaan kaikkiin yrityksen sähköpostiviesteihin, sähköpostin liitteisiin ja tietokoneissa, palvelimissa, apulaitteissa, sähköisissä tietolähteissä, verkkosivustoissa pidettäviin asiakirjoihin. samoin kuin kaikkien yritysten tietueiden kovat kopiot. Yleisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet (GAAP) edellyttävät myös, että yritykset säilyttävät yritystiedot.
SOX-ohjelmassa on neljä avainkomponenttia, jotka on täytettävä sen varmistamiseksi, että digitaalisesti tallennetut asiakirjat täyttävät asiakirjojen säilytyskäytännöt. Nämä komponentit ovat:
- Asiakirjojen, mukaan lukien sähköpostit, on oltava "väärentämätön"
- Digitaalisesti tallennettuja asiakirjoja on suojattava salasanalla, vain luku- ja ei voi poistaa
- Tallennetut digitaaliset asiakirjat on salattava ja digitaalisesti allekirjoitettu
- Digitaalisesti tallennettujen asiakirjojen on oltava kolmannen osapuolen tarkastuskykyisiä ja hakukelpoisia.
GAAP: n asettamisessa yhdistyneessä organisaatiossa on myös tiettyjä ehdotuksia digitaalisesti tallennettujen asiakirjojen asianmukaisesta valvonnasta. Kopiot sähköposteja ja muita digitaalikopioita käytetään liiketoiminnan aikana olisi säilytettävä sekä digitaalisesti ja paperilla. Kun asiakirjat tallennetaan digitaalisesti, on noudatettava asianmukaisia sisäisiä valvontajärjestelmiä. Jotkut vaaditut sisäiset valvontatoimet ovat, että digitaalisten asiakirjojen tallentamisesta vastaavan IT-henkilöstön on oltava itsenäinen ja tallennuslokit on säilytettävä.
Lisätietoja SOX: stä ja tilintarkastajista on kohdassa Sisäinen tarkastaja sisäisessä tilintarkastajassa .
Tätä kysymystä vastasi Chizoba Morah.
GAAP vs. ei-GAAP: mitkä arvot kannattaa arvioida?
Selvittää, miksi GAAP- ja ei-GAAP-tulot poikkeavat toisistaan vuonna 2015. Määritä, mitkä ansaitsevat sijoittajan keskittymän sijoittajien näkymien ja syrjäytymisominaisuuksien perusteella.
Mitkä varat ovat riskialttiimpia ja mitkä varat ovat turvallisimmat?
Oppia turvallisimmista ja riskisimmistä sijoituskohteista. Tutustu säästötileihin, tileihin, talletustodistuksiin, osakkeisiin ja johdannaisiin.
Mitkä ovat tärkeimmät rahoituslaitosten ryhmät ja mitkä ovat niiden ensisijaiset roolit?
Ymmärtävät nykyisten talouksien eri rahoituslaitosten tyypit ja oppivat, miten kukin toimii henkilökohtaisessa pankkipalveluissa.