AIS (Account Information System) on rakenne, jota yritys käyttää keräämään, tallentamaan, hallinnoimaan, käsittelemään, noutamaan ja raportoimaan taloudelliset tiedot, jotta kirjanpitäjät, konsultit, analyytikot, johtajat, talousjohtaja (CFO), tilintarkastajat sekä sääntely- ja verovirastot. Erityisesti koulutetut tilintarkastajat työskentelevät AIS: n kanssa varmistaakseen yrityksen taloudellisen toiminnan ja kirjanpidon korkeimman tarkkuuden ja tehdä taloudelliset tiedot helposti saataville niille, jotka oikeutetusti tarvitsevat siihen pääsyn kaikki pitämällä tiedot ennallaan ja turvallisiksi. Tässä artikkelissa kuvataan AIS: n ja joidenkin sen reaaliaikaisten sovellusten ensisijaiset komponentit.

TUTORIAL: Tilinpäätös

Kirjanpitojärjestelmän osat
Kirjanpitojärjestelmät koostuvat yleensä kuudesta pääosasta: ihmiset, menettelyt ja ohjeet, tiedot, ohjelmistot, tietotekniikka infrastruktuuri ja sisäinen valvonta. Tarkastellaan jokaista osaa yksityiskohtaisesti.

Ihmiset
Ihmiset AIS: ssä ovat yksinkertaisesti järjestelmän käyttäjät. Ammattilaiset, jotka saattavat joutua käyttämään organisaation AIS: ää, ovat kirjanpitäjät, konsultit, yritysanalyytikot, johtajat, talousjohtaja ja tilintarkastajat. (Lisätietoja Mitä päätoimittaja tekee? )

AIS auttaa eri yksiköitä yrityksen sisällä työskentelemään yhdessä. Esimerkiksi johto voi määrittää myyntitavoitteet, joiden avulla henkilöstö voi sitten tilata sopivan määrän varastosta. Inventoryjärjestys ilmoittaa uuden maksettavan kirjanpidon osastolle. Kun myynti on tehty, myyjät voivat syöttää asiakkaan tilauksia, kirjanpito laskee asiakkaita, varasto voi koota tilauksen, lähetysosasto voi lähettää sen ja kirjanpitoyksikkö saa ilmoituksen uusista saamisista. Asiakaspalvelupiste voi seurata asiakkaiden toimituksia ja järjestelmä voi luoda myyntiraportteja johdolle. Johtajat voivat myös nähdä varastokustannuksia, toimituskustannuksia, valmistuskustannuksia ja niin edelleen.

Hyvin suunnitellulla AIS-järjestelmällä kaikki organisaatiossa, jolla on siihen oikeus, voivat käyttää samaa järjestelmää ja saada samat tiedot. AIS yksinkertaistaa myös tiedon hankkimista organisaation ulkopuolisille ihmisille tarpeen vaatiessa. Esimerkiksi konsultit voivat käyttää tietoja AIS: ssä analysoimaan yrityksen hinnoittelurakenteen tehokkuutta tarkastelemalla hintatietoja, myyntitietoja ja tuloja. Tilintarkastajat voivat myös käyttää tietoja arvioimaan yhtiön sisäistä valvontaa, taloudellista tilannetta ja Sarbanes-Oxley Actin (SOX) noudattamista. (Lue lisää kirjanpitosäännöistä, tarkista Taloushistoria: nykyajan laskennan nousu .)

AIS: n tulisi olla suunniteltu vastaamaan ihmisten tarpeita, jotka käyttävät sitä.Järjestelmän pitäisi olla myös helppokäyttöinen ja sen pitäisi parantaa, estää tehokkuutta.

Menettely ja ohjeet
AIS: n menettely ja ohjeet ovat menetelmiä, joita se käyttää kerätä, tallentaa, hakea ja käsitellä tietoja. Nämä menetelmät ovat sekä manuaalisia että automatisoituja, ja tiedot voivat tulla sekä sisäisiltä lähteiltään (esim. Työntekijöiltä) että ulkoisilta lähteiltään (esim. Asiakkaiden online-tilaukset). Menettelyt ja ohjeet koodataan AIS-ohjelmistoon; ne olisi myös "koodattava" työntekijöille asiakirjojen ja koulutuksen kautta. Menettelyjä ja ohjeita on noudatettava johdonmukaisesti, jotta ne olisivat tehokkaita.

Tietojen tallentamiseksi AIS: n täytyy olla tietokantarakenne, kuten jäsennelty kyselykieli (SQL), tietokantakäytäntöihin yleisesti käytetty tietokoneverkko. AIS tarvitsee myös erilaisia ​​syöttöruutuja eri tyyppisille järjestelmäkäyttäjille ja erilaisille tiedonsiirtoille sekä eri tulostusformaatteja erilaisten käyttäjien tarpeiden ja erilaisten tietojen tarpeiden tyydyttämiseksi. . Tietojen

AIS: n sisältämät tiedot ovat kaikki taloudelliset tiedot, jotka ovat olennaisia organisaation liiketoimintakäytännöt. Yrityksen talouteen vaikuttavia yritystietoja tulee mennä AIS: ään. AIS-järjestelmään sisältyvät tiedot riippuvat yrityksen luonteesta, mutta ne voivat olla seuraavia:
myyntitilaukset

• asiakkaiden laskutustodistukset
• myyntianalyysiraportit
• hankintavaatimukset
• tarkista rekisterit
• yleinen kirjanpito
• varastotieto
• palkanlaskennan tiedot
• aikavakuutus
• verotiedot
• Näitä tietoja voidaan käyttää tilinpäätösasiakirjojen ja raporttien laatimiseen, poistoaikojen aikataulut, kokeilutase, voitto ja tappio jne. Kun kaikki nämä tiedot ovat samassa paikassa - AIS: ssä - helpotetaan liiketoiminnan kirjaamista, raportointia, analysointia, tilintarkastusta ja päätöksentekoa. Jotta tiedot olisivat hyödyllisiä, niiden on oltava täydellisiä, oikeita ja relevantteja.

Toisaalta esimerkkejä sellaisista tiedoista, jotka eivät mene AIS: ään, sisältävät muistioita, kirjeenvaihtoa, esityksiä ja käsikirjoja. Näillä asiakirjoilla voi olla tangentiaalinen suhde yrityksen talouteen, mutta lukuun ottamatta standardin alaviitteitä, ne eivät ole todellisuudessa osa yhtiön taloudellista kirjanpitoa.

Ohjelmistot

AIS: n ohjelmistokomponentit ovat tietokoneohjelmat, joita käytetään yrityksen taloudellisten tietojen tallentamiseen, hakemiseen, käsittelyyn ja analysointiin. Ennen kuin oli tietokoneita, AIS-laitteet olivat manuaalisia, paperipohjaisia ​​järjestelmiä, mutta nykyään useimmat yritykset käyttävät tietokoneohjelmistoja AIS: n perustana. Pienyritykset saattavat käyttää Intuitin Quickbooks, Sage Peachtree Accounting tai Microsoft Small Business Accounting, mutta monia muita. Pienet ja keskisuuret yritykset voivat käyttää SAP: n Business One -ohjelmaa. Keskikokoiset ja suuret yritykset saattavat käyttää Microsoft Dynamics GP: tä, Sage Groupin MAS 90: tä tai MAS 200: ta, Oraclen Peoplesoftia tai Epicor Financial Managementia.
Laatu, luotettavuus ja turvallisuus ovat tehokkaiden AIS-ohjelmistojen keskeisiä osia. Johtajat luottavat antamiinsa tietoihin tekemään päätöksiä yritykselle, ja he tarvitsevat korkealaatuista tietoa tekemään hyviä päätöksiä.

AIS-ohjelmistot voidaan räätälöidä erilaisten yritysten erilaisten tarpeiden mukaan. Jos olemassa oleva ohjelma ei vastaa yrityksen tarpeita, ohjelmistoa voidaan kehittää myös sisäisesti huomattavin panoksin loppukäyttäjiltä tai sen voi kehittää erityisesti organisaation ulkopuolinen yritys. Järjestelmä voitaisiin jopa ulkoistaa erikoistuneelle yritykselle.

Julkisen kaupankäynnin kohteena oleville yrityksille Sarbanes-Oxley-säädökset määrittävät jossain määrin AIS: n rakenteen riippumatta siitä, minkä ohjelmiston ja mukauttamisen vaihtoehtoja yritys valitsee. Tämä johtuu siitä, että SOX-säännökset vahvistavat sisäiset valvonta- ja tilintarkastusmenettelyt, joita julkisten yritysten on noudatettava.

Tietotekniikkainfrastruktuuri

Tietotekniikkainfrastruktuuri on vain hieno nimi laitteistoa varten, jota käytetään kirjanpitojärjestelmän käytössä. Suurin osa näistä laitteistoista on asioita, joita yrityksellä pitäisi olla joka tapauksessa - ne sisältävät henkilökohtaisia ​​tietokoneita, palvelimia, tulostimia, ylijännitesuojaimia, reitittimiä, tallennusvälineitä ja mahdollisesti varmuuskopiointivalaistusta. Kustannusten lisäksi tekijöitä, jotka on harkittava laitteiston valinnassa, ovat nopeus, tallennuskapasiteetti ja sen laajentaminen ja päivittäminen.
Ehkä tärkeintä, että AIS: lle valittujen laitteiden on oltava yhteensopivia suunnitellun ohjelmiston kanssa. Ihannetapauksessa se ei olisi vain yhteensopiva, mutta optimaalinen, karkea järjestelmä on paljon vähemmän hyödyllistä kuin nopea. Yksi tapa, jolla yritykset voivat helposti vastata laitteistojen ja ohjelmistojen yhteensopivuusvaatimuksiin, on ostaa avaimet käteen -järjestelmä, joka sisältää sekä laitteiston että ohjelmiston, jota yritys tarvitsee. Avaimet käteen -järjestelmällä ostetaan teoriassa, että liiketoiminta saa optimaalisen laitteiston ja ohjelmiston yhdistelmän AIS: lle. Hyvän AIS-järjestelmän tulisi sisältää myös suunnitelma laitteistojärjestelmän komponenttien ylläpidosta, huoltamisesta, korvaamisesta ja päivittämisestä sekä suunnitelman romutettujen ja vanhentuneiden laitteiden hävittämisestä siten, että arkaluonteiset tiedot tuhotaan kokonaan.

Sisäiset valvontatoimet

AIS: n sisäiset valvontatoimet ovat suojaustoimenpiteitä, jotka se sisältää suojaamaan arkaluonteisia tietoja. Nämä voivat olla yhtä yksinkertaisia ​​kuin salasanoja tai yhtä monimutkaisia ​​kuin biometriset tunnistukset. AIS: llä on oltava sisäinen valvonta, joka suojaa luvattomalta tietokoneen käyttöön ja rajoittaa pääsyä valtuutettuihin käyttäjiin, jotka sisältävät joitain yrityksen sisällä olevia käyttäjiä. Sen on myös estettävä luvattomat tiedoston käyttöoikeudet henkilöiltä, ​​joilla on oikeus käyttää vain tiettyjä järjestelmän osia.

.
AIS sisältää luottamuksellisia tietoja, jotka eivät kuulu vain yritykselle vaan myös sen työntekijöille ja asiakkaille.Nämä tiedot voivat sisältää sosiaaliturvatunnuksia, palkkatietoja, luottokorttien numeroita ja niin edelleen. Kaikki AIS: n tiedot on salattava ja pääsy järjestelmään pitäisi kirjata ja valvoa. Järjestelmätoiminnan tulisi olla myös jäljitettävissä. AIS tarvitsee myös sisäisiä valvontatoimenpiteitä, jotka suojaavat sitä tietokoneviruksista, hakkereista ja muista sisäisistä ja ulkoisista uhkista verkkoturvallisuuteen. Lisäksi se on suojattava luonnonkatastrofeilta ja voimavirroilta, jotka voivat aiheuttaa tietojen menetyksiä. .

AIS: t todellisessa elämässä

Olemme havainneet, miten hyvin suunniteltu AIS-järjestelmä sallii joka toimii sujuvasti päivittäin tai estää sen toiminnan, jos järjestelmä on huonosti suunniteltu. AIS: n kolmas käyttö on se, että kun liike on vaikeuksissa, AIS: ssä olevia tietoja voidaan käyttää kertomaan siitä, mikä meni väärin. WorldComin ja Lehman Brothersin tapaukset tarjoavat kaksi esimerkkiä. Vuonna 2002 WorldComin sisäiset tarkastajat Eugene Morse ja Cynthia Cooper käyttivät yhtiön AIS: tä paljastaakseen 4 miljardin dollarin arvosta vilpilliset kustannusmäärät ja muut kirjanpitoarvot. Heidän tutkimuksensa johtivat CFO Scott Sullivanin päättymiseen sekä uuteen lainsäädäntöön. (Sarbanes-Oxley-lain 404 §, jossa säädetään yritysten sisäisistä varainhoidon valvonnasta ja menettelyistä.) Onko yrityksesi taloudellinen tilanne mielestäsi mielenkiintoinen? Lisätietoja Uraa rikoslain laskennassa

.
Lehmanin romahtamisen syitä selvittäessä AIS: n ja muiden tietojärjestelmien tarkastelu oli keskeinen tekijä asiakirjojen keräämisen, tarkastelun ja todistajien haastattelujen avulla. Yhtiön epäonnistumisen syiden etsiminen "edellytti laajaa tutkimusta ja

Lehmanin järjestelmät tarjoavat esimerkin siitä, miten AIS: n tulisi olla Tarkastelija Anton R. Valukasin raportissa todetaan seuraavaa: "Lehman säilytti konkurssin tallettamisen yhteydessä yli 2 600 ohjelmistojärjestelmän ja sovelluksen laastarin … Monet Lehmanin järjestelmistä olivat kauhistuttavia, vanhentuneita tai epätyypillisiä. "

Th Tarkastaja päätti keskittyä ponnisteluihinsa 96 järjestelmään, jotka näyttivät tärkeimmiltä osiltaan. Tentti vaati koulutusta, tutkimusta ja oikeudenkäyntiä ja virheitä vain oppiakseen käyttämään järjestelmiä. (Katso myös

Case Study: Lehman Brothersin ja sisäisen tarkastajan sisäinen tarkastaja

.) Valukasin mietinnössä todettiin myös, että "Lehmanin järjestelmät olivat hyvin toisistaan ​​riippuvaisia niiden suhteet oli vaikea tulkita ja niitä ei ole dokumentoitu hyvin. Se vaati poikkeuksellisia pyrkimyksiä selvittää nämä järjestelmät saadakseen tarvittavat tiedot. "

Johtopäätös AIS: n kuusi osaa toimivat yhdessä, jotta avainhenkilöstö voi kerätä, tallentaa, hallita, käsitellä, hakea ja raportoida taloudelliset tiedot. Kehittynyt ja ylläpidetty kirjanpitojärjestelmä, joka on tehokas ja tarkka, on menestyksekkään liiketoiminnan välttämätön osa.