Työntekijälle vaadittavan henkilön on sallittava maksaa kilometriltä hänen liittovaltion tuloveroilmoituksensa täyttäessä tietyt kriteerit. Lisäksi henkilöt, jotka hyödyntävät tätä tilaisuutta, on dokumentoitava matkustaminen ja oltava valmiita esittämään todisteet siitä, miten vähennys lasketaan. Jos nämä velvoitteet täyttyvät, verovelvollisella on mahdollisuus vähentää tuloveroa.

1. Hyväksy mittarilukema

Ennen tietojen kirjaamista mahdollista kilometrimäärää varten tietyt kriteerit on täytettävä hyötyä varten. Veronmaksaja voi ottaa mittarilentokorvauksen matkoilta toimistosta työmaalle, toimipaikasta toiseen paikkaan tai liikenteeseen liittyvistä asioista. Lisäksi verovelvollisella voi olla asiakkaiden kanssa tapahtuvaa matkaa, lentoasemaa, asiakkaiden vierailua liikeyritykselle tai etsiä uutta työpaikkaa samassa teollisuudessa.

2. Määritä laskentamenetelmä

Veronmaksaja voi valita kahden laskentamenetelmän välillä kilometrimäärästä. Nämä kaksi menetelmää vaihtelevat, sillä yksi ei vaadi kilometrimäärän lokin ylläpitoa. Jos veronmaksaja päättää ottaa tavanomaisen mittarilukeman vähennyksen, hän tarvitsee vain ylläpitää ajokilometriä. Jos hän päättää vähentää ajoneuvon todelliset kulut kuluvalle vuodelle, hänen on säilytettävä kaikki kuitit ja asiaankuuluvat asiakirjat, jotka liittyvät ajoneuvoa koskeviin maksuihin.

3. Ilmoitettu matkamittari verovuoden alussa

Sisäinen tulovirasto (IRS) edellyttää, että verovelvollinen tallentaa liikennevälineiden matkamittarin verovuoden alussa. Nämä tiedot on dokumentoitu lomakkeella 2106. Jos ajoneuvo ostetaan vuoden aikana, eikä se ole uusi, veronmaksajan on rekisteröitävä matkamittarin lukema ensimmäisestä päivästä lähtien.

4. Pidä ajopäiväkirjaa (jos tarvitaan)

Jos veronmaksaja valitsee tavanomaisen mittarilukeman vähennyksen, hänen on pidettävä kirjaa kilometreistä. IRS edellyttää tietyn tiedon säilyttämistä, tai hänelle voidaan asettaa vähennysoikeuden hylkääminen. Jokaisen matkan alussa verovelvollinen ilmoittaa ajoneuvon matkamittarin lukemisen ja luetellaan kohteen, lähtöpaikan, matkan päättymisen ja matkan ajankohdan. Matkan päätyttyä hän toteaa lopullisen matkamittarin lukemisen ja vähentää tämän luvun alusta lukemasta matkan kokonaismatkaa varten. Ajopäiväkirja on säilytettävä oikea-aikaisesti tiettyjen yksityiskohtien kanssa, sillä estimaatit ja pyöristäminen eivät ole sallittuja.

5. Ylläpitää kirjaa tuloista (jos tarvitaan)

Jos veronmaksaja valitsee varsinaisen kustannusten vähennyksen, hänen ei tarvitse ylläpitää kilometrimilokia. Sen sijaan hänen on säilytettävä jäljennökset asiaankuuluvista tuloista ja asiakirjoista.Jokaisen asiakirjan on sisällettävä päivämäärä, ostetun palvelun tai palvelun arvo sekä toimitetun tavaran tai palvelun tiedot.

6. Kirjattava matkamittari verovuoden lopussa

Verovuoden lopussa verovelvollinen kirjaa lopetettavan matkamittarin lukeman. Tätä lukua käytetään yhdessä alkuvuoden matkamittarin lukemisen kanssa laskemalla koko ajokilometriä autossa kuluneen vuoden aikana. Tarvittavat tiedot, mukaanlukien mihin prosentti kilometrimääräisiin liiketaloudellisiin tarkoituksiin, vaaditaan lomakkeessa 2106.

7. Kirjanmaksupistemäärä veroilmoitukselle

Verovuoden päätyttyä verovelvollinen laatii lomakkeen 2106, linjan 13 ajetun kilometrien kokonaismäärän. Tämä luku lasketaan vuoden vakiokorotusmaksulla, joka määrittää dollarin vähennyskelpoisen määrän . Vaihtoehtoisesti hän voi järjestää tosiasiallisten kulujen tulot ryhmiksi, mukaan lukien bensiini, öljy, korjaukset, vakuutukset, ajoneuvojen vuokrat ja poistot.

8. Säilytä asiakirjat

Verovelvollisen on säilytettävä mittarilentokorvausta koskevat asiakirjat vähintään kolme vuotta. Jos IRS: ltä pyydetään asiakirjoja mittarilentokorvauksen laskemiseksi, verovelvollisen on säilytettävä jäljennös rekisteristä ennen tietojen levittämistä veroviranomaisille. Tietojen menettämisriski minimoidaan siten, että hänellä on erillinen fyysinen loki kullekin erilliselle verovuodelle.